Pora na outsourcing back-office

Polski rynek zarządzania dokumentami coraz wyraźniej zmierza w stronę kompleksowych usług, obejmujących obsługę całych procesów biznesowych, twierdzą przedstawiciele ArchiDoc, największej polskiej firmy specjalizującej się w outsourcingu procesów back-office. Sprzyja temu dynamiczny rozwój rynku outsourcingu i rosnąca świadomość klientów w zakresie korzyści płynących z takiego rozwiązania.

Jednym z rodzajów outsourcingu procesów biznesowych jest outsourcing back-office. Polega on na obsłudze przez zewnętrznego dostawcę obszarów działalności firm
niewidocznych dla jej klientów, takich jak: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, wprowadzanie danych do systemów informatycznych czy zorganizowanie obiegu dokumentów. Outsourcing back - office obejmuje także obsługę procesów specyficznych dla danych sektorów, na przykład obsługę wniosków kredytowych w bankowości czy likwidacji szkód w ubezpieczeniach.

W Polsce rozwojowi usług outsourcingowych back-office sprzyja deregulacja przeprowadzona w niektórych sektorach (na przykład telekomunikacyjnym czy energetycznym), a także konsolidacja rynków oraz silna konkurencja (jak na przykład w bankowości), która wpływa na chęć usprawniania procesów obsługi klienta. Ogromny wpływ na tą sytuację ma również przykład płynący z bardziej rozwiniętych niż polski rynków, ze Stanów Zjednoczonych, czy też Zachodniej Europy oraz wzrost zainteresowania outsourcingiem w miarę edukacji rynku.

Branżami najlepiej przygotowanymi na outsourcing procesów biznesowych są telekomunikacja, finanse i bankowość. Z kolei sektory energetyczny, administracja i publiczna służba zdrowia, choć teoretycznie na takich usługach mogłyby dużo skorzystać, w praktyce nie posiadają jednak motywacji do redukcji kosztów. W tych branżach widoczna jest także niechęć do wydzielania kluczowych procesów na zewnątrz, a koszty usług outsourcingowych traktowane są jako nieuzasadnione. W przypadku energetyki istotną barierą jest również przerost zatrudnienia połączony z silnym uzwiązkowieniem sektora,
co stwarza obawy, że ten sektor długo jeszcze nie będzie korzystał z bardziej zaawansowanych metod redukcji kosztów.